1. Forberedelse før arrangementet :
- Innledere ankommer før arrangementet for å motta instruksjoner fra arrangementsarrangøren eller arrangementsansvarlig.
– De setter seg inn i lokalenes oppsett, sitteplasser, og eventuelle spesielle protokoller.
- Ordførere kan sette opp retningsskilt, programmer og annet materiale etter behov.
2. Velkommen gjester :
– Ordførere hilser på gjester når de ankommer og gir en varm og vennlig velkomst.
- De bistår gjestene med å finne sine utpekte seter eller områder i lokalet.
- Innpassere sørger for at gjestene har det nødvendige materialet som programmer, billetter eller navnelapper.
3. Sittearrangement :
- Innpassere veileder gjester til de tildelte setene eller seksjonene.
– De håndterer eventuelle sitterelaterte problemer eller konflikter som kan oppstå.
- Vaktmestere bistår personer med spesielle behov eller krav til tilgjengelighet.
4. Vedlikeholde orden :
- Ordførere hjelper til med å opprettholde orden og innredning under arrangementet.
– De overvåker gangene og sørger for at gjestene sitter og har respekt for andre.
- Innpassere håndterer eventuelle forstyrrelser eller uregjerlig oppførsel ved å kommunisere med sikkerhetspersonell eller arrangementspersonale etter behov.
5. Gi informasjon :
– Innpassere er ofte en informasjonskilde for gjestene gjennom hele arrangementet.
- De gir veibeskrivelse til toaletter, konsesjoner og andre fasiliteter i lokalet.
- Ordførere kan svare på generelle spørsmål om arrangementet eller henvise gjester til riktig person for å få hjelp.
6. Pause- og pausehåndtering :
- Under pauser eller pauser legger vaktmester til rette for en ryddig strøm av gjester.
- De bistår med publikumskontroll, og sikrer jevn overgang fra en del av arrangementet til den neste.
7. Nødberedskap :
- Innpassere er opplært til å reagere på nødstilfeller eller ulykker under arrangementet.
- De kommuniserer eventuelle sikkerhetsproblemer eller hendelser til arrangementsansatte eller sikkerhetspersonell.
- Vaktmestere kan bistå med evakuering eller nødprosedyrer etter behov.
8. Opprydding etter hendelsen :
– Etter arrangementet bistår vaktmestere med å rydde lokalet.
- De kan hjelpe til med å samle inn materialer, programmer og gjenstander som er etterlatt av gjester.
Det er viktig å merke seg at de spesifikke oppgavene og ansvaret til betjentene kan variere basert på arrangementstype og sted. I tillegg samarbeider vaktmestere ofte med annet arrangementspersonell, for eksempel sikkerhetsvakter, arrangementskoordinatorer og stedsansatte, for å sikre den generelle suksessen til arrangementet.