Diktografer fungerer ved å konvertere lydbølger til elektriske signaler. Mikrofonen konverterer lydbølgene til et elektrisk signal som deretter forsterkes av forsterkeren. Det forsterkede signalet blir deretter overført til en høyttaler eller opptaksenhet. Høyttaleren konverterer det elektriske signalet tilbake til lydbølger, mens opptaksenheten lagrer signalet for senere avspilling.
Diktografer kan brukes til å lytte til samtaler personlig eller over telefon. De kan også brukes til å ta opp samtaler eller omgivelseslyder for senere analyse. Diktografer er ofte skjult i hverdagslige gjenstander, for eksempel penner, klokker eller bøker, for å unngå oppdagelse.
Diktografer er kraftige verktøy som kan brukes til en rekke formål. Det er imidlertid viktig å bruke diktografer juridisk og etisk. Diktografier skal bare brukes med samtykke fra alle involverte parter, og de skal aldri brukes til å krenke noens privatliv.