Dato: [Event dato]
Plassering: [Reservert hall]
Mål:Å organisere og gjennomføre en vellykket middag-dansekonsert som vil samle inn penger til lokal veldedighet.
Omfang:Denne omfangserklæringen skisserer hovedaspektene ved middag-dansekonserten, inkludert følgende nøkkelelementer:
1. Sted:
Ordne og sikre bruken av den reserverte hallen som kan romme opptil 60 gjester (30 par).
Sørg for passende sitteplasser, dekorasjoner og belysning for å skape en innbydende atmosfære for gjestene.
2. Jazzkombinasjon:
Lei en profesjonell jazzkombinasjon med [Spesifiser nummer] dyktige musikere.
Samarbeid med musikerne for å lage et engasjerende og variert musikalsk repertoar som passer for arrangementet.
Koordiner lyd- og lysoppsett for å sikre optimal audiovisuell opplevelse.
3. Middagsservering:
Organiser cateringtjenester for å tilby en deilig middagsmeny for gjestene under arrangementet.
Sikre tilgjengeligheten av en rekke spisesteder for å imøtekomme kostholdspreferanser.
Koordiner servicepersonalet for å sikre effektiv mat- og drikkeservering gjennom hele arrangementet.
4. Innsamling:
Utvikle og gjennomføre innsamlingsstrategier, inkludert billettsalg, sponsing og stille auksjoner under arrangementet.
Samarbeid med veldedighetsorganisasjonen for å bestemme innsamlingsmål og fordele inntektene på riktig måte.
5. Markedsføring og promotering:
Lag reklamemateriell, for eksempel plakater, digitale invitasjoner og innlegg på sosiale medier, for å publisere arrangementet effektivt.
Organiser en PR-kampanje for å tiltrekke mediedekning og øke bevisstheten om arrangementet og dets veldedige formål.
6. Arrangementsprogram:
Planlegg et omfattende arrangementsprogram som inkluderer varigheten av konserten, middagsservering og innsamlingsaktiviteter.
Tildel spesifikke tidsluker for hvert segment, for å sikre en jevn og hyggelig flyt av arrangementet.
7. Bemanning:
Tildel hendelsesledelse, frivillige og sikkerhetspersonell for å sikre jevn gjennomføring av arrangementet.
Tildel klare roller og ansvar til hver medarbeider for å opprettholde effektiv koordinering gjennom hele arrangementet.
8. Budsjettstyring:
Etabler et budsjett og en økonomisk plan for arrangementet, inkludert utgifter til lokaleleie, jazzkombinasjon, catering, markedsføring og andre tilhørende kostnader.
Overvåke og administrere budsjettet effektivt for å sikre at utgiftene ikke overstiger de tildelte midlene.
9. Overholdelse:
Skaff nødvendige tillatelser, lisenser og forsikringsdekning for arrangementet
Overhold alle lokale, statlige og føderale lover og forskrifter som gjelder organisering og gjennomføring av arrangementet,
10. Evaluering og rapportering:
Gjennomfør en evaluering etter arrangementet for å vurdere suksessen og effekten av konserten, inkludert innsamlingsresultater og tilbakemeldinger fra gjester og sponsorer.
Utarbeide detaljerte rapporter og regnskaper for veldedighetsorganisasjonen for å sikre åpenhet og ansvarlighet.
11. Risikostyring:
Identifiser potensielle risikoer og utarbeide beredskapsplaner for å redusere eventuelle utfordringer som kan oppstå under arrangementet, inkludert værforhold, tekniske feil eller uforutsette omstendigheter.
12. Bærekraft: **
Inkluder bærekraftig praksis i arrangementsplanleggingen, som å bruke miljøvennlige materialer, minimere avfall og donere matrester til lokale organisasjoner.
Unntak:Middag-dansekonserten dekker ikke følgende aspekter:
1. Transport for gjester.
2. Overnatting For gjester utenfor byen.
3. Gaver eller minner til gjester.
Forutsetninger:Omfangserklæringen er basert på følgende forutsetninger:
1. Den reserverte hallen er tilgjengelig og tilgjengelig på arrangementsdatoen.
2. Jazzkombinasjonen og cateringfirmaene vil tilby sine tjenester i henhold til de avtalte vilkårene.
3. Innsamlingsaktiviteter vil bli utført i samsvar med lokale lover og forskrifter.
Godkjenninger:Denne omfangserklæringen krever godkjenning fra følgende interessenter:
1. Arrangør.
2. Jazzkombinasjon.
3. Serveringsleverandør.
4. Veldedighetsorganisasjon.
5. Stedsadministrasjon (hvis aktuelt).
Leveranser:Følgende leveranser vil bli produsert som en del av arrangementet:
1. Eventprogram.
2. Innsamlingsrapport.
3. Rapport om evaluering etter hendelse.
4. Årsregnskap.
Kommunikasjon:Regelmessig kommunikasjon vil opprettholdes med alle interessenter gjennom hele arrangementsplanleggingsprosessen, inkludert fremdriftsrapporter, oppdateringer og koordinering.
Denne omfangserklæringen fungerer som en omfattende veiledning for organisering og gjennomføring av middag-dansekonserten for den lokale veldedige organisasjonen. Ved å følge dette dokumentet har arrangørene som mål å skape en vellykket og virkningsfull innsamlingsarrangement som bidrar positivt til fellesskapet.**