Overskrift: En kort og oppsiktsvekkende tittel som oppsummerer hovednyhetene.
Innledning: Det første avsnittet gir viktige detaljer om nyhetene, inkludert hva, når, hvor, hvorfor og hvem.
Brødtekst: Gir utvidet informasjon, bakgrunn og sitater fra relevante kilder eller talspersoner. Den skal gi kontekst og forklare hvorfor nyhetene er bemerkelsesverdige eller av interesse for publikum.
Kontaktinformasjon: Inkluderer detaljene til en mediekontaktperson, for eksempel organisasjonens talsperson eller PR-representant, sammen med deres telefonnummer, e-postadresse eller nettsted.
Boilerplate (valgfritt): Noen pressenotater avsluttes med en kort beskrivelse av organisasjonen, dens oppdrag eller viktige prestasjoner.
Formatering: En pressemelding er vanligvis skrevet i en profesjonell og formell stil, og den er formatert med organisasjonens brevhode (hvis aktuelt) og inkluderer utgivelsesdatoen.
Formålet med en pressemelding er å formidle informasjon raskt og effektivt til nyhetskanaler. Journalister og reportere bruker ofte pressenotater som grunnlag for nyhetsartikler, TV-sendinger eller nettoppdateringer. Ved å utstede pressenotater har organisasjoner som mål å generere mediedekning for sine kunngjøringer og øke offentlig bevissthet om nyhetene deres.