1. Administrative oppgaver:
- Administrere og vedlikeholde kontordokumenter, filer og dokumenter.
- Håndtere korrespondanse, inkludert mottak, sortering og distribusjon av innkommende e-post, og forberede utgående e-post og rapporter.
- Gi administrativ støtte til ledende tjenestemenn og andre ansatte.
- Bistå med å organisere møter, workshops og treningsøkter.
2. Geistlige plikter:
- Legge inn og behandle data i datasystemer, og sikre nøyaktighet og effektivitet.
- Forbered presentasjoner, rapporter, regneark og andre dokumenter ved hjelp av kontorprogramvare.
- Håndtere dataregistrering, databehandling og dataadministrasjonsoppgaver.
- Vedlikeholde og oppdatere databaser og poster etter behov.
3. Kommunikasjon og koordinering:
- Samhandle med interessenter, inkludert forsikringstakere, arbeidsgivere, begunstigede og offentlige tjenestemenn, for å gi informasjon og adressere spørsmål.
- Svare på telefonsamtaler, e-poster og skriftlig korrespondanse på en rettidig og profesjonell måte.
- Opprettholde effektiv kommunikasjon med andre avdelinger og avdelinger innen ESIC for å lette koordinering og samarbeid.
4. Generelle støttefunksjoner:
- Gi bistand i anskaffelsesprosessen, som å innhente tilbud, legge inn bestillinger og spore leveranser.
- Administrer inventar og kontorrekvisita, og sikrer jevn drift av daglig drift.
- Håndtere grunnleggende regnskapsoppgaver, som betalingsbehandling og utarbeidelse av fakturaer.
- Bistå i administrasjonen av ulike ordninger og ytelser levert av ESIC.
5. Kundeservice:
- Løse kundespørsmål og -klager, gi nøyaktig informasjon og hjelpe dem med transaksjoner.
- Følge opp kundeforespørsler og sikre rettidig løsning på problemer.
- Opprettholde konfidensialitet og beskytte sensitiv informasjon knyttet til ansatte og arbeidsgivere.
Totalt sett spiller Multi Tasking Staff i ESIC en viktig rolle i å støtte organisasjonens daglige drift ved å effektivt administrere administrative, geistlige og generelle støtteoppgaver. Deres bidrag sikrer jevn kommunikasjon, koordinering og kundeservice, og støtter dermed oppnåelsen av ESICs mål og mål.