Sett en dato . Det første trinnet i planleggingen av enhver festival er å sette en dato - og feste med det . Vårfester kan være vanskelig, spesielt hvis holdt utendørs , siden været kan være uforutsigbart . Enten du har en innendørs eller utendørs festival , ta kontakt kalendere av andre hendelser i ditt område (sjekk i aviser og med Chamber of Commerce ) , værmeldinger , og tilgjengeligheten av området du ønsker. Når du er sikker på dato, stille inn dato og tid, slik at rommet i morgen og kveld for oppsett og opprydding .
2
Lag en detaljert plan for din rettferdig. Dette bør omfatte de viktigste områdene av nettstedet utvalg og forberedelse; markedsføring og reklame; sponsing og finansieringskilder; deltakere; frivillig organisasjon; utstyrsbehov; og en plan for oppsett , gjennomføring og opprydding. Hvert område av disposisjonen bør inneholde en liste over ting å gjøre , en tidsplan for gjennomføring og en visning kolonne som skal være ansvarlig for den oppgaven.
3
Velg og forberede nettstedet ditt. Dette skjer umiddelbart etter ditt valg av dato og klokkeslett . Hvor blir rettferdig bli holdt ? Sørge for at eiendommen er tilgjengelig ved å sjekke med eieren eller forvaltningsselskap. Reservere datoen (samt dagen før og dagen etter , for å være sikker) med eieren eller selskap. Neste , sikre at du skaffe de nødvendige tillatelser, lisenser eller andre juridiske dokumenter som er nødvendige for gjennomføring av en festival . Dette kan inkludere ABC tillatelser for salg av alkohol , musikalske prestasjoner tillatelser, brannvesen inspektør tillatelser, mat inspektør tillatelser og andre. Du kan finne ut mer ved å kontakte din lokale by , byen eller fylkeskontorer , eller din lokale helsestasjon .
4
Begynn markedsføring og annonsering i minst seks måneder i forkant av festivalen. Sjekk med bredere , regionale publikasjoner først, som de er mer sannsynlig å ha tidligere tidsfrister. Så sørg for at du vet fristene for dine lokale aviser , radiostasjoner , magasiner og internett kilder . Online nettverk steder , som " Facebook" og " MySpace ", kan være fordelaktig og billig markedsføring verktøy, og din lokale handelskammer , offentlige kontorer , og velforeninger kan være gode ressurser for hvor og hvordan å annonsere lokalt. Planlegg du melder deg på for deltakere ( musikere , leverandører eller andre personer som er involvert i å presentere på messen ) i minst tre måneder på forhånd. Nøkkelen til en vellykket markedsføringskampanje er en set- i - stein logo , enkel og lett å identifisere, samt tre eller fire linjer med vital informasjon som kan brukes på alle dokumenter du oppretter. Plasser logo på skjemaer , postkort, flyers , annonser , bannere, merchandise og andre steder du annonserer ditt arrangement .
5
Finn finansiering. Sponsing og finansieringskilder bør avklares innen den første måneden av planlegging. Hvor mye penger trenger du for din rettferdig? Vurdere markedsføring og reklame kostnader, inkludert utskrift; kostnader for tillatelser; kostnader for å leie området; leie av utstyr eller kjøp; og innkjøp av rekvisita . Overvurdere alt du trenger , så det er alltid skjulte kostnader i et arrangement av alle størrelser . Deretter avgjøre om du trenger event sponsorer, privat finansiering eller tilskudd for å få dette beløpet. Mange lokale organisasjoner tilbyr små bevilgninger til hendelsen planleggere , og privat finansiering fra deg selv eller noen vet du er alltid et alternativ . Hvis du føler du trenger sponsorer , bestemme hvordan du vil betale tilbake sine sponsor (logo reklame, merchandise og bannere ) og sørg for å kontakte dem med minst fire måneder fra arrangementet dato.
ta på den morsomme delen - Deltakere , frivillige, utstyr og Big Day
6
Lag skjemaer for deltakende leverandører eller musikere bruker en tekstbehandling eller grafisk design program! . Sørg for å be om all deres kontaktinformasjon , en prøve eller beskrivelse av sitt arbeid, en klar uttalelse av søknad avgifter , og noen forsikring eller gjelds fritak kreves av nettstedet. Noen hendelser må dekkes av hendelsen forsikring, som kan finnes fra lokale foreninger. Begynne å annonsere for deltakerne tidlig , og har en fastsatt frist for sine søknader. Vet hvor mange leverandører eller artister du trygt kan imøtekomme , og hvor mye du trenger å lade å gjøre en fortjeneste på hendelsen . Hold orden på alle søknadene og ta kontakt med deltakerne som du får dem til å følge opp med informasjon om messen . E-postlister fungerer veldig godt for denne
7
Organisere og rekruttere frivillige til å hjelpe til med planlegging og å transportere ut rettferdig - . Sette opp , rydde opp , og hjelpe ut mens den store dagen som skjer . Frivillige kan også brukes til å markedsføre og annonsere ved å plassere flyers , gjør internett og word-of - munn annonsering , og kontakte aviser og blader med pressemeldinger og forespørsler om funksjoner . Frivillige vil være en viktig del av hvert arrangement, så sørg for at du har gjort alt du kan for å belønne dem - arrangere en gratis lunsj , tilby dem en t - skjorte eller andre varer , eller gi gratis inngangsbilletter til dem for venner og familie. Du kan finne frivillige gjennom lokale annonser, eller ved å kontakte universitetet og videregående skoler , som ofte føre lister over frivillige opportunties for studenter.
8
prioritere utstyr og utleie behov . Utstyr kan være en snublestein for mange fremtidige hendelsen planleggere . Utendørs arrangementer kan kreve telt, som er dyre å leie , men hindre at hendelsen blir kansellert i tilfelle dårlig vær og bærbare stadier , som kan være vanskelig å komme med . Det kan være lurt å gi bord , stoler, messe mellomrom, søppelbøtter , resirkulering vinduer , bærbare toaletter, elektrisk tilgang til mat leverandører , eller annet utstyr . Identifisere hvert element du trenger før du annonsere, og begynner å anskaffe utstyr umiddelbart . Hvis du har et budsjett å jobbe med, kan du velge å leie utstyret fra en fest utleie kilde - de fleste regioner har minst én eller to butikker som betjener dem , som du kan finne ved hjelp av en enkel Internett-søk . Du kan også be om å låne eller leie en lav kostnad fra kirke eller studentgrupper , velforeninger , handelskamre , universiteter og andre lokale kilder . Kontroller at du har et mannskap på frivillige som kan plukke opp og levere tilbake utstyr uken rundt ditt arrangement.
9
Sjekk dine lister og planer. Siste-liten- kontroller av alt bør begynne minst en uke i forveien. Du vil være ansvarlig for å sørge for at alle du delegert ansvar til har fullført sine oppgaver , og du vil bli bedt om å gå god for de tillatelser og papirer er nødvendig for å sørge for at det hele går av uten problemer .
10
Gled deg selv og slappe av. Det viktigste du kan gjøre er å nyte den store dagen . Hver hendelse er nødt til å se noen feil i løpet av dagen - men det er viktig å huske at du ikke kan gjøre alt perfekt . Husk å sove godt natten før , spise et godt måltid eller to i løpet av arrangementet, og takker alle som har bidratt til å gjøre Spring Festival går perfekt ! Takk kort til alle deltakende leverandører , musikere , inspektører, permitters , sponsorer , innlånskilder , og frivillige er en god idé. Og når det er over , gjør deg klar til å planlegge en for sommer, høst eller vinter .