Få kontaktinformasjonen hennes . Dette kan bli funnet på nettet gjennom ulike kilder som offentlige registre, sosiale medieplattformer eller gjennom gjensidige forbindelser.
Velg formålet med og innholdet i meldingen . Beskriv tydelig årsaken til korrespondansen din og sørg for at meldingen din er kortfattet, relevant og respektfull.
Velg en passende kommunikasjonskanal . Bestem om du vil skrive et brev eller sende en e-post. Hvis du velger å sende et fysisk brev, sørg for at du har riktig postadresse. Hvis du sender en e-post, bruk en profesjonell e-postadresse og emnelinje.
Rediger meldingen formelt . Begynn brevet eller e-posten med en formell hilsen, for eksempel "Kjære Dr. Biskop" eller "Kjære Professor Biskop". Hvis du er usikker på hennes tittel eller æresbevisning, er det best å feile på siden av formaliteten og bruke den høyeste akademiske eller profesjonelle tittelen du kan finne.
Angi formålet med brevet eller e-posten tydelig og konsist . Forklar hvorfor du skriver til henne og hva du håper å oppnå. Vær spesifikk og saklig, unngå unødvendige detaljer eller irrelevant informasjon.
Oppretthold en profesjonell tone gjennom hele brevet eller e-posten . Unngå å bruke uformelt språk, slang eller kollokvialisme. Husk at dette er en formell korrespondanse og skal gjenspeile din respekt for mottakeren.
Korrekturles meldingen nøye før du sender . Sørg for at det ikke er noen feil i grammatikk, stavemåte eller tegnsetting. Det er tilrådelig å la noen andre vurdere meldingen din for nøyaktighet og klarhet før du sender den.
Ta med eventuelle relevante vedlegg . Hvis du inkluderer ytterligere dokumenter eller vedlegg, for eksempel en CV, portefølje eller forskningsforslag, oppgi tydelig hva de er og hvorfor du inkluderer dem.
Vær høflig og uttrykk takknemlighet . Takk for hennes tid og omtanke, og uttrykk din takknemlighet for all hjelp eller informasjon hun kan gi.
Send brevet eller e-posten ved å bruke den valgte kommunikasjonskanalen . Sørg for at du har riktig e-postadresse eller postadresse før du sender meldingen. Hold en oversikt over korrespondansen for referanse, for eksempel en kopi av e-posten eller et utkast til brevet.