Elektronisk arkivbehandling (ERM) tilbyr et bredt spekter av fordeler for organisasjoner, inkludert:
1. Forbedret effektivitet og produktivitet: ERM-systemer automatiserer mange av oppgavene knyttet til arkivbehandling, for eksempel arkivering, indeksering og søk, noe som kan frigjøre ansatte til å fokusere på andre viktigere oppgaver. I tillegg kan ERM-systemer hjelpe organisasjoner med å strømlinjeforme forretningsprosessene sine ved å redusere behovet for papirbaserte poster.
2. Forbedret sikkerhet: ERM-systemer kan bidra til å beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang, modifikasjon eller ødeleggelse. Dette er viktig for organisasjoner som er underlagt personvernforskrifter eller som bare ønsker å beskytte sin konfidensielle informasjon.
3. Reduserte kostnader: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å redusere kostnadene knyttet til arkivbehandling, for eksempel lagringskostnader, papirkostnader og lønnskostnader. I tillegg kan ERM-systemer hjelpe organisasjoner med å unngå kostnadene forbundet med tapte eller skadede poster.
4. Forbedret samsvar: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å overholde industriforskrifter og standarder som krever riktig administrasjon av poster. Dette kan hjelpe organisasjoner med å unngå bøter og straffer og kan beskytte dem mot juridisk ansvar.
5. Økt åpenhet og ansvarlighet: ERM-systemer kan bidra til å forbedre åpenhet og ansvarlighet i organisasjoner ved å gi en klar oversikt over hvem som har tilgang til, endret eller slettet poster. Dette kan bidra til å forhindre svindel og kan gjøre det enklere å etterforske sikkerhetshendelser.
6. Forbedret beslutningstaking: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner til å ta bedre beslutninger ved å gi dem enkel tilgang til informasjonen de trenger. Dette kan hjelpe organisasjoner med å identifisere trender, oppdage problemer og ta mer informerte beslutninger.
7. Forbedret kundeservice: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å yte bedre kundeservice ved å gjøre det lettere for dem å finne informasjonen de trenger for å hjelpe kundene. Dette kan bidra til å redusere kundenes ventetider og forbedre kundetilfredsheten.
8. Forbedret samarbeid: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å forbedre samarbeidet ved å gjøre det enklere for ansatte å dele informasjon. Dette kan hjelpe organisasjoner med å bryte ned siloer og forbedre teamarbeid.
9. Økt innovasjon: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å fremme innovasjon ved å gi ansatte den informasjonen de trenger for å komme opp med nye ideer. Dette kan hjelpe organisasjoner til å ligge i forkant av konkurrentene og utvide virksomheten sin.
10. Forbedret bærekraft: ERM-systemer kan hjelpe organisasjoner med å redusere miljøpåvirkningen ved å redusere behovet for papir og andre materialer. Dette kan hjelpe organisasjoner med å bevare naturressurser og redusere deres karbonfotavtrykk.